Folder
Om als zorgaanbieder patiënten kenbaar te maken dat er een klachtenregeling is leveren wij patiëntfolders. Deze kunnen in de wachtkamer of op de balie worden gelegd. Hierin staat wat de klachtenregeling inhoudt, welke mogelijkheden er zijn en hoe ze contact op kunnen nemen met het secretariaat van de klachtencommissie. Deze folders kunnen wij digitaal of voorgedrukt aanleveren, eventueel met het logo van de zorgaanbieder erop.
Binnenkomen klacht
Een melding van een klacht komt binnen bij het secretariaat van de klachtencommissie. Vervolgens zal er informatie verzameld worden om een goed beeld te krijgen van de oorzaken van de klacht. De voorzitter van de klachtencommissie bepaalt hoe de klacht verder wordt behandeld. Er zijn hierbij drie mogelijkheden:
1. Aan de zorgaanbieder wordt voorgesteld om contact met de patiënt op te nemen met als doel er gezamenlijk uit te komen.
2. Er wordt een bemiddelingspoging ondernomen onder begeleiding van een mediator. Deze zal door de klachtencommissie worden voorgesteld.
3. De klacht wordt in behandeling genomen door de klachtencommissie.
Behandeling door klachtencommissie
De werkwijze van de klachtencommissie is nader uitgewerkt in het reglement, deze is opgenomen onder Formulieren. Hier volgt een korte omschrijving van hoe een klacht in behandeling wordt genomen.
De behandeling van een klacht vindt plaats tijdens een vergadering van de klachtencommissie. In deze vergadering zijn de drie leden van de commissie aanwezig, onder Commissieleden staat wie dit zijn. Aan de hand van het verzamelde materiaal en na beide partijen gehoord te hebben, zal unaniem een uitspraak worden gedaan over de gegrondheid van de klacht. Eventueel is daar ook een advies voor de zorgaanbieder in opgenomen. De uitspraak wordt vervolgens schriftelijk medegedeeld aan de beide partijen. De commissie is niet bevoegd om bindende uitspraken te doen, de WKCZ voorziet geen mogelijkheid tot beroep.
Jaarverslag
Elk jaar wordt een verslag gemaakt over de eventuele klachten die zijn geweest en hoe deze zijn afgehandeld. De zorgaanbieder dient deze in te leveren bij zijn regionale IKG-kantoor.
